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Information du comptable basiques pour permettre envoie des pièces justificatives via mail #9

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opened 2025-12-18 20:33:00 +01:00 by ronan.quintin · 0 comments

ronan.quintin commented

2025-12-18 20:33:00 +01:00

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Bloc fonctionnel : Comptabilité

1. Objectif

Créer un nouveau bloc fonctionnel Comptabilité permettant de centraliser les informations liées au comptable et de préparer l’envoi de documents comptables à destination de celui-ci.

Ce bloc constitue la première étape vers une intégration plus complète avec des outils comptables externes (ex : Tiime).

2. Contexte

Le bailleur utilise un comptable externe pour la gestion comptable et fiscale de ses biens.

Le comptable utilise l’outil Tiime, qui permet la réception de pièces comptables via une adresse email dédiée.

L’application Keryloo doit permettre :

de configurer les informations du comptable,
de définir une adresse email de transmission,
de préparer l’envoi de documents comptables générés par l’application.

3. Positionnement dans l’application

Un nouveau menu principal “Comptabilité” est ajouté :

visible dans la navigation principale,
positionné au-dessus du menu “Administration”.

Ce menu regroupe l’ensemble des fonctionnalités liées à la gestion comptable.

4. Périmètre fonctionnel (version initiale)

Inclus

Configuration des informations du comptable
Configuration de l’email de transmission comptable
Consultation et modification de ces informations

Exclu (évolutions futures)

Envoi automatique des documents
Synchronisation directe avec Tiime
Gestion des écritures comptables
Export fiscal ou déclaratif

5. Gestion des informations du comptable

5.1 Informations à saisir

L’utilisateur peut saisir et maintenir les informations suivantes :

Nom de la société comptable
Adresse postale
Numéro SIREN
Adresse email de transmission comptable

Ces informations sont considérées comme globales à l’application (non spécifiques à un bail).

5.2 Règles fonctionnelles

Toutes les informations sont modifiables.
L’adresse email de transmission est obligatoire.
Le numéro SIREN doit respecter un format valide.
Une seule configuration comptable est active à un instant donné.

6. Email de transmission comptable

6.1 Finalité

L’adresse email de transmission est utilisée pour envoyer des documents comptables au comptable, notamment via des services tiers comme Tiime.

Cette adresse servira ultérieurement à transmettre automatiquement :

des quittances de loyer,
des échéances,
des justificatifs de charges (copropriété, internet, énergie, etc.).

6.2 Comportement attendu

L’email est stocké et affiché clairement dans l’interface.
Un bouton “Tester l’adresse email” permet d’envoyer un email de test.
L’utilisateur est informé du succès ou de l’échec du test.

7. Parcours utilisateur

7.1 Accès

L’utilisateur accède au menu Comptabilité depuis la navigation principale.

7.2 Écran de configuration

L’écran permet :

de visualiser les informations actuelles,
de modifier les champs,
d’enregistrer les changements.

7.3 Test de configuration

L’utilisateur peut :

déclencher un test d’envoi vers l’email de transmission,
vérifier que le comptable (ou Tiime) reçoit correctement le message.

8. Traçabilité et audit

Les modifications de la configuration comptable doivent être tracées :

date de création,
date de modification,
utilisateur ayant effectué la modification.

Cette traçabilité est alignée avec les mécanismes d’audit existants dans l’application.

9. Sécurité et droits

L’accès au bloc Comptabilité est réservé aux utilisateurs autorisés.
Les informations comptables ne sont pas accessibles aux locataires.

10. Évolutions futures envisagées (hors périmètre)

Envoi manuel de documents comptables depuis l’interface.
Envoi automatique périodique (batch).
Sélection des documents à transmettre au comptable.
Historique des transmissions comptables.
Intégration plus poussée avec Tiime ou d’autres outils comptables.

11. Valeur métier

Ce bloc permet :

de structurer la relation avec le comptable,
de préparer l’automatisation des flux comptables,
de réduire les échanges manuels hors de l’application,
de fiabiliser la transmission des pièces comptables.

# Bloc fonctionnel : Comptabilité ## 1. Objectif Créer un nouveau bloc fonctionnel **Comptabilité** permettant de centraliser les informations liées au comptable et de préparer l’envoi de documents comptables à destination de celui-ci. Ce bloc constitue la première étape vers une intégration plus complète avec des outils comptables externes (ex : Tiime). --- ## 2. Contexte Le bailleur utilise un comptable externe pour la gestion comptable et fiscale de ses biens. Le comptable utilise l’outil **Tiime**, qui permet la réception de pièces comptables via une adresse email dédiée. L’application Keryloo doit permettre : - de configurer les informations du comptable, - de définir une adresse email de transmission, - de préparer l’envoi de documents comptables générés par l’application. --- ## 3. Positionnement dans l’application Un nouveau menu principal **“Comptabilité”** est ajouté : - visible dans la navigation principale, - positionné **au-dessus du menu “Administration”**. Ce menu regroupe l’ensemble des fonctionnalités liées à la gestion comptable. --- ## 4. Périmètre fonctionnel (version initiale) ### Inclus - Configuration des informations du comptable - Configuration de l’email de transmission comptable - Consultation et modification de ces informations ### Exclu (évolutions futures) - Envoi automatique des documents - Synchronisation directe avec Tiime - Gestion des écritures comptables - Export fiscal ou déclaratif --- ## 5. Gestion des informations du comptable ### 5.1 Informations à saisir L’utilisateur peut saisir et maintenir les informations suivantes : - Nom de la société comptable - Adresse postale - Numéro SIREN - Adresse email de transmission comptable Ces informations sont considérées comme **globales à l’application** (non spécifiques à un bail). --- ### 5.2 Règles fonctionnelles - Toutes les informations sont modifiables. - L’adresse email de transmission est obligatoire. - Le numéro SIREN doit respecter un format valide. - Une seule configuration comptable est active à un instant donné. --- ## 6. Email de transmission comptable ### 6.1 Finalité L’adresse email de transmission est utilisée pour envoyer des documents comptables au comptable, notamment via des services tiers comme **Tiime**. Cette adresse servira ultérieurement à transmettre automatiquement : - des quittances de loyer, - des échéances, - des justificatifs de charges (copropriété, internet, énergie, etc.). --- ### 6.2 Comportement attendu - L’email est stocké et affiché clairement dans l’interface. - Un bouton **“Tester l’adresse email”** permet d’envoyer un email de test. - L’utilisateur est informé du succès ou de l’échec du test. --- ## 7. Parcours utilisateur ### 7.1 Accès - L’utilisateur accède au menu **Comptabilité** depuis la navigation principale. --- ### 7.2 Écran de configuration L’écran permet : - de visualiser les informations actuelles, - de modifier les champs, - d’enregistrer les changements. --- ### 7.3 Test de configuration L’utilisateur peut : - déclencher un test d’envoi vers l’email de transmission, - vérifier que le comptable (ou Tiime) reçoit correctement le message. --- ## 8. Traçabilité et audit Les modifications de la configuration comptable doivent être tracées : - date de création, - date de modification, - utilisateur ayant effectué la modification. Cette traçabilité est alignée avec les mécanismes d’audit existants dans l’application. --- ## 9. Sécurité et droits - L’accès au bloc **Comptabilité** est réservé aux utilisateurs autorisés. - Les informations comptables ne sont pas accessibles aux locataires. --- ## 10. Évolutions futures envisagées (hors périmètre) - Envoi manuel de documents comptables depuis l’interface. - Envoi automatique périodique (batch). - Sélection des documents à transmettre au comptable. - Historique des transmissions comptables. - Intégration plus poussée avec Tiime ou d’autres outils comptables. --- ## 11. Valeur métier Ce bloc permet : - de structurer la relation avec le comptable, - de préparer l’automatisation des flux comptables, - de réduire les échanges manuels hors de l’application, - de fiabiliser la transmission des pièces comptables. ---